Succesvol langdurig jouw team op afstand aansturen..hoe zit dat?
The new normal?
Voorlopig zijn we nog niet van het Corona-virus af. Daar ziet het in ieder naar uit. Dat betekent ook dat we voor een langere tijd op afstand met elkaar moeten blijven werken. Hoe zorg jij er als leider van jouw team voor dat dit ook voor de langere termijn succesvol werkt?
Het 5 -V model biedt uitkomst
‘De beste modellen zijn simpele modellen’ en het 5-V model is daar een mooi voorbeeld van. In de eenvoud ligt ook haar kracht. Toen wij bij BlueSkyBehaviour ENECO energie mochten begeleiden met de introductie van Het Nieuwe Werken bleek dit ook in de praktijk. Diverse afdelingen maakten samen hun eigen afspraken rondom de 5 V’s en gingen aan de slag. Na een paar weken volgde de eerste evaluatie en werden afspraken bijgesteld. Totdat het stond als een huis en werkte als een speer.
VISIE
Om langdurig met elkaar op afstand te kunnen werken is het cruciaal dat het team een gedeelde visie heeft. Deze visie dient kraakhelder te zijn als het gaat om de inhoudelijke richting. Weet iedereen wat de BEHAG van het team is? Als jouw teamleden 100% zijn aangesloten op deze visie en al hun werk thuis in dienst van deze visie stellen, ben je als leider van het team op de goede weg. Maar net zo belangrijk is de gedeelde visie op het proces van werken op afstand en alles wat dat met zich mee brengt. Is de visie over ’the way of working’ ook bij al jouw teamleden klip en klaar?
VERANTWOORDELIJKHEID
Natuurlijk weet in een goed team iedereen wat zijn of haar verantwoordelijkheid is. En het werken op afstand doet daar toch niets aan af? Nee, dat klopt. Maar er komt wel wat bij. Werken op afstand brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan beschikbaar zijn op specifieke momenten. Of aan het het extra zorgvuldig zijn in de communicatie omdat de dimensies van zien, voelen, meekrijgen in de wandelgang etc. allemaal niet of in ieder geval minder voor handen zijn.
VRIJHEID
Een andere belangrijke verantwoordelijkheid is het goed kunnen omgaan met de vrijheid die het werken op afstand met zich mee brengt. Niet iedereen heeft de discipline om thuis te werken alsof ze op kantoor zijn. Sommigen zijn thuis productiever maar anderen juist niet. Zeker als ze ook nog eens extra taken hebben als de kinderen moeten lesgeven etc. Onthou als leider van jouw team: one size fits nobody! Help ondertussen wel degene in jouw team die juist die extra aanmoediging of controle nodig hebben. Maar vergeet daarbij niet de mensen die juist te hard gaan en moeten worden afgeremd.
VERBINDING
Het werken op afstand zorgt voor uitdagingen als het om verbinding gaat. Niemand kan 8 uur achter elkaar Zoomen of in Teams bezig zijn. Hoe organiseer je de coffeebreak? Ik zie al veel voorbeelden voorbij komen van digitale coffeebreaks waarbij het hele team tegelijkertijd ff een bakkie doet en gezellig bij kletst via een platform. Denk als leider van jouw team welke teamleden het echte samenwerken op de werkvloer het meeste missen en geef hen wat extra aandacht. Teken ook eens uit wie normaal extra verbinding heeft met wie en hoe je dit kunt meenemen in het verdelen van taken.Wees ook duidelijk wat je aan minimale verbinding verwacht van jouw teamleden. Dat geeft structuur voor jouw collega’s op afstand.
VERTROUWEN
Tot slot vertrouwen. Essentieel voor het werken op afstand. Hoe organiseer je vertrouwen als leider van jouw team? Welke check’s and balances bouw je in de processen in, en welke laat je juist bewust achterwege? Hier zijn geen universele richtlijnen voor. Een intuïtief proces van trial and error is hier het devies. Weet wel dat je er van uit mag gaan dat al jouw teamleden willen bijdragen om van deze moeilijke periode een succes te maken. Ga dus uit van hun goede intentie totdat het tegendeel bewezen is. Ook op afstand ben jij als leider verantwoordelijk voor de cultuur in jouw team. Het 5 -V model kan je ondersteunen in het samen met jouw teamleden helderheid te creëren in de verwachtingen over en weer..
VERWACHTINGEN? Misschien tijd voor een 6-V model J